Hoy en dÃa existen diversas alternativas de soluciones ERP, algunas orientadas a tipos de empresas especÃficas como soluciones para un restaurante o centro educativo, y otras más flexibles, que se adaptan a distintos tipos de negocio. Desde este punto de vista, hablamos sobre las funcionalidades que ofrece el software. Es indudable que es importante que el software que se adquiere cumpla con los requerimientos del negocio.
Sin embargo, hay otras consideraciones que se deben tomar en cuenta, como la experiencia del proveedor que va a implementar la solución, el costo del software y los servicios asociados, y el tipo de solución desde el punto de vista tecnológico. Es aquà donde puede surgir la duda sobre optar por una solución en la nube, o una solución on-premise.
Una solución on-premise es aquella que se instala en el propio servidor de la empresa. Para esto se requiere contar con un servidor de base de datos, adquirir las licencias cuando estas son requeridas, y se debe contar con personal encargado de administrar dicho servidor, para asegurarse que se ejecutan las labores de respaldo de la información, actualización del sistema operativo en cuanto a parches de seguridad, entre otras actividades.
Las soluciones cloud o en la nube son alternativas interesantes para aquellas empresas que no cuenten con un área de sistemas, o que requieran movilidad para sus trabajadores, de tal manera que puedan trabajar desde casa, o desde cualquier parte. A continuación detallamos algunas de las ventajas de estas soluciones, sobre los sistemas tradicionales.
1. Acceso remoto y movilidad
Uno de los principales beneficios es la movilidad. Cuando se utiliza un ERP en la nube, los empleados pueden trabajar desde cualquier parte, basta con una conexión a internet. Sin duda alguna esta es la principal ventaja de este tipo de soluciones.
Cuando se utilizan sistemas on-premise, se tiene que evaluar la utilización de redes virtuales privadas o VPN para asegurar que no existan accesos al servidor por parte de personas ajenas a la empresa, o inclusive ataques cibernéticos. Si bien las soluciones on-premise también permiten que los usuarios se conecten desde cualquier parte, hay consideraciones importantes que tomar en cuenta, y no todas las empresas tienen el conocimiento o están dispuestas a invertir en mecanismos de seguridad.
2. Menor inversión inicial
Al no requerir de un servidor, la inversión inicial en equipamiento y licencias se reduce considerablemente cuando se opta por una solución en la nube.
3. Actualizaciones automáticas
Otro aspecto no menos importante es el de las actualizaciones automáticas a la funcionalidad del sistema. Con una solución en la nube, los cambios que se deben realizar por cambios en normas legales o nuevas leyes tributarias pueden ser implementadas en menor tiempo. Al actualizar el sistema en el servidor nube, todas las empresas cuentan con la nueva funcionalidad en forma inmediata.
Cuando se utilizan sistemas on-premise, la empresa debe coordinar con el proveedor la aplicación de dichas normas, lo cual implica actualizar o reinstalar el sistema en las computadoras o laptops de los trabajadores.
4. Seguridad y respaldo de la información
Las soluciones cloud ofrecen una ventaja importante en cuanto a la seguridad y respaldo de la información, y es que aseguran que los datos no se van a perder. Cuando se utilizan los servicios de proveedores como Amazon web services o Azure de Microsoft, las soluciones incluyen el respaldo automático de los datos, inclusive con replicación geográfica. No hay que preocuparse de robos, inundaciones, o fallas en el servidor por obsolescencia.
Conclusiones
En conclusión, un ERP en la nube ofrece ventajas importantes sobre las soluciones tradicionales en cuanto a la movilidad, actualizaciones funcionales y seguridad y respaldo de la información. Si tu empresa está evaluando la adquisición de una solución ERP y encuentra una solución que cumple con los requerimientos del negocio, sin duda es una ventaja que sea una solución en la nube.