Cómo elegir un ERP para mi empresa?

La elección de un ERP para tu empresa es una decisión importante que puede tener un impacto significativo en tus operaciones y en el éxito de tu negocio. Al adoptar un sistema de gestión integral, estás incorporando en tu negocio nuevos procesos y formas de trabajo, y es por ello por lo que se debe elegir una herramienta que no solamente se adecúe a tu empresa, sino también, te permita ordenar tus procesos comerciales, logísticos y administrativos tomando como experiencia el éxito en otras empresas de tu rubro, y de otros sectores.

A continuación, mencionamos algunos puntos importantes que debes tomar en cuenta al momento de evaluar un ERP:

1. Funcionalidad de la solución

Es evidente que la solución debe cubrir las necesidades de tu negocio. Si tu empresa es una empresa comercializadora, necesitas un software que permita manejar listas de precio, cotizaciones, toma de pedidos, e integrar el proceso de despacho al módulo comercial. Si tu empresa es una fábrica, la solución debe permitir crear órdenes de producción, registrar los consumos, ingresos de producción, y hacer un costeo real. Así, cada rubro tiene sus propios requerimientos, y se tiene que buscar una solución que cubra los procesos más relevantes de tu empresa.

2. Integración con la contabilidad

Muchas empresas optan por implementar una solución para el manejo comercial y logístico, y otro módulo para emitir facturas electrónicas, dejando de lado la contabilidad. Como cuentan con un estudio contable externo que se encarga de preparar las declaraciones mensuales de impuestos, no se preocupan en que el software permita manejar la información contable del negocio. Es usual, además, que los estados financieros tomen más tiempo en ser preparados, porque todo tiene que ser digitado dos veces.

Este tipo de decisión es importante a largo plazo. Cuando la empresa crece, y con ella las obligaciones ante Sunat, surge la necesidad de tener información contable en línea y correcta, como el Kárdex valorizado, los registros de costos, inclusive los registros de compras y ventas integrados con el sistema comercial.

El contar con un sistema que automatice la generación de la informacion contable no solamente permite cumplir con las obligaciones tributarias y fiscales y con ello evitar multas, sino también tener una visualización correcta sobre el resultado del negocio. Este se convierte el corazón del ERP, y el único mecanismo para tener información de calidad para la toma de decisiones.

3. Experiencia del proveedor

Muchos de los problemas que presenta tu empresa, también los presentaron otras empresas antes. Los procesos administrativos como la tesorería, cobranzas, cálculo de planillas son muy similares entre las empresas de tu giro, o inclusive con otros giros de negocio. Las soluciones ERP incorporan mejores prácticas para cada uno de estos procesos. Con cada cliente se conocen nuevas realidades, y se encuentra una alternativa de solución, tomando como experiencia a los proyectos anteriores.

Es importante que el proveedor seleccionado para implementar la solución cuente con experiencia demostrable en la solución de software que vayas a elegir, en el sector en el que se encuentra tu empresa, y mejor aún, si la cartera de clientes contiene empresas con trayectoria, con más trabajadores, y procesos más complejos. Esta experiencia permite prever o anticipar problemas que puedas tener en el futuro, y recomendarte alternativas de solución que durarán en el tiempo.

4. Tecnología y movilidad

Existen en el mercado dos tipos de soluciones, las que se instalan en un servidor, y las llamadas soluciones "cloud" o "en la nube".

Las primeras requieren por parte de la empresa el contar con un servidor donde se aloje la información. Si bien tiene la ventaja de la rapidez en el uso, demandan por parte de la empresa el darle mantenimiento a este servidor, realizar las labores de respaldo, y asegurar que esté libre de virus y malware, entre otros temas técnicos.

Por otro lado, las soluciones en la nube permiten que la empresa no se tenga que preocupar de contar con servidores, licencias, ni labores complejas de administración. Una ventaja importante aquí es la movilidad, y es que con las soluciones cloud, se puede trabajar desde cualquier parte, solo se necesita una conexión a internet.

5. Referencias de proyectos exitosos

No existe mejor carta de presentación que los propios clientes. Son ellos los que pueden dar referencias reales y demostrables sobre la experiencia del proveedor y la calidad del servicio durante el proceso de implementación, y durante la post-venta. Cuando evalúes a los distintos proveedores de soluciones ERP, tómate el tiempo de revisar la cartera de clientes, y de tomar contacto con ellos, para conocer de primera mano sobre el nivel de servicio que vas a recibir por parte del proveedor.

Te invitamos a conocer acerca de nuestra solución Flowdesk ERP, y de la experiencia que tenemos con las distintas empresas que utilizan nuestro software.